AVG en regels bij ALC

§1 ALC's VertrouwenscontactpersoonVCR (januari 2023)

§2 AVG (januari 2023)

§3 ALC's Aannamebeleid Vrijwilligers en Gedragsregels  (januari 2023)

§4 Gedragscodes voor trainers-coaches en begeleiders (januari 2023)

 __________________________________________________________________________________________

§ 1 Vertrouwenscontactpersoon/VCR

Aanleiding:

Soms gebeuren er op of rond de voetbalvelden helaas dingen waarmee je als lid niet graag te koop loopt of die voor de betrokkene(n) gevoelig liggen. Hierbij kan gedacht worden aan vormen van ongewenst gedrag. Het bespreekbaar maken van een beklemmende situatie is belangrijk. Er zijn verschillende mogelijkheden om hiermee om te gaan. Soms kunnen deze negatieve ervaringen besproken worden met een leider of een trainer van de club, en kan het al opgelost worden. In sommige gevallen blijkt deze stap echter te groot omdat het onderwerp gevoelig ligt. Ook kan er sprake zijn van gevoelens van boosheid, schaamte, of wil men de situatie (eerst) vertrouwelijk bespreken en buiten de club houden.

Doel:

Een van de speerpunten binnen het beleid van de vereniging is dat V.V. A.L.C. een sportieve en (sociaal) veilige omgeving wil bieden. Daarnaast staat respect voor elkaar hoog in het vaandel. Ongewenst gedrag past niet in dit beeld en wordt daarom niet getolereerd binnen de vereniging. We streven als trainers en leiders een veilige en sportieve omgeving na. Soms kan er in de interactie met elkaar toch irritatie of gedrag in het team ontstaan wat niet als prettig ervaren wordt. Wat de een ziet als een grapje, kan de andere ervaren als pesterij. Ook hier is ruimte voor om dit te bespreken. In eerste instantie is de eigen trainer of coach het aanspreekpunt om dit mee te bespreken, eventueel met een derden of vertrouwen persoon erbij. 

Soms is het niet voldoende een gesprek met de eigen trainer of coach, en is de situatie zo gevoelig dat het eerst fijn is dit te bespreken met een extern vertrouwenspersoon.

Het gaat hier om een externe vertrouwenspersoon die geen binding heeft met de vereniging waardoor zorgvuldigheid, objectiviteit en vertrouwelijkheid geboden kan worden. Door het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon hoopt het bestuur van V.V. A.L.C. het gevoel van veiligheid binnen de vereniging te vergroten.

De taken van de vertrouwenspersoon zijn als volgt:

Preventie 

1. Profileren en aanspreekpunt zijn
2. Bestuur adviseren ten aanzien van sociale veiligheid
3. Kennis en kunde delen/communiceren

De VCP is bekend in de club en iedereen draagt bij aan die zichtbaarheid.

Bij signalen:  

1. Eerste opvang en vertrouwelijk gesprek
2. Vervolgstappen en bespreken met melder
3. Rapportage en verslaglegging aan bestuur

Ernstige incidenten dienen besproken te worden. 

Besluit:

Het bestuur van V.V. A.L.C. heeft besloten een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Deze vertrouwenspersoon neemt vragen, klachten en meldingen in behandeling die gaan over ongewenst gedrag binnen de vereniging. Onder ongewenst gedrag wordt in ieder geval verstaan:

• pesten
• agressie en geweld
• seksuele intimidatie of grensoverschrijdend gedrag
• bedreiging
• discriminatie
• interne criminaliteit (diefstal, fraude en dergelijke)

De vertrouwenspersoon vormt het aanspreekpunt voor leden, ouders, vrijwilligers en bezoekers die worden geconfronteerd met ongewenst gedrag door leden van de vereniging of personen die in nauwe relatie staan tot de vereniging. Daarbij moet het gaan om ongewenst gedrag dat zich binnen de context van de vereniging afspeelt of heeft afgespeeld.

De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:

• luisteren naar de klacht of het probleem
• nagaan of bemiddeling mogelijk is
• in samenspraak met de klager bepalen wat de te ondernemen stappen moeten zijn
• bemiddelen bij het zoeken naar een oplossing
• doorverwijzen naar hulpverlening wanneer dit nodig is
• (laten) begeleiden van de aangever in het verdere verloop van de melding

De vertrouwenspersoon behandelt de zaken in strikt vertrouwelijke sfeer en zorgt er voor dat de vertrouwelijkheid is gegarandeerd. De vertrouwenspersoon kan het bestuur in kennis stellen van het feit dat er melding is gemaakt van ongewenst gedrag, maar hij of zij brengt alleen met toestemming van de betrokkene inhoudelijk rapport uit bij het bestuur van de gemelde kwestie. Als het gaat om ernstige incidenten, zoals seksuele intimidatie, werkt de vertrouwenspersoon volgens het protocol van de NOC*NSF. De vertrouwenspersoon adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd over zaken betreffende ongewenst gedrag en over de wijze waarop dit is te voorkomen.

Ons vertrouwenscontactpersoon/VCP:

Suzanne Schouten, tel 06-50221568

Ten behoeve van het jaarverslag van de vereniging rapporteert de vertrouwenspersoon jaarlijks over het aantal meldingen over ongewenst gedrag en de aard van die meldingen.

Vastgesteld door het bestuur van V.V. A.L.C. januari 2023

§2 AVG

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is op 25 mei 2018 ingegaan. Dit betekent dat vanaf 25 mei 2018 ook voetbalverenigingen te maken hebben met de strengere regels rond het verwerken van persoonsgegevens. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is vervangen door een privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de AVG. Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalclubs, hebben meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens. Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en fans. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG. Clubs zijn verplicht om te documenteren hoe ze omgaan met persoonsgegevens, dat wil zeggen welke persoonsgegevens ze verwerken, met welk doel dit wordt gedaan en met wie de persoonsgegevens eventueel worden gedeeld. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een organisatie die contributie organiseert in opdracht van clubs. Daarnaast dienen clubs de leden bewust te maken van bestaande rechten als het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering en het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet je ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie, als ze dat willen. Sportlink is bijvoorbeeld een organisatie die over gegevens van leden beschikt. V.V. ALC gebruikt, net als vele andere voetbalclubs, software van Sportlink voor het registreren en beheren van de ledenadministratie. Sportlink verwerkt jouw gegevens als bewerker in opdracht van de sportbond KNVB waar je lid van bent en dient vanuit deze rol helder te maken wat het doet om de privacy van persoonsgegevens te borgen. Vaak wordt hierbij gesproken over een ‘bewerkersovereenkomst’ of ‘verwerkersovereenkomst’. Sportlink heeft al haar apps inmiddels voorzien van functies en uitleg over de bewaking van de privacyaspecten. Tevens zijn in de Sportlink voorwaarden alle aspecten van de zogenoemde bewerkersovereenkomst al opgenomen. De KNVB en een bij de KNVB aangesloten club hoeven dus onderling, voor wat betreft het over en weer verstrekken van (persoons)gegevens via de systemen van Sportlink, geen be- of verwerkersovereenkomst te sluiten. Deze verstrekkingen worden namelijk niet beschouwd als verstrekkingen aan derden in de zin van privacywetgeving.

Welke gegevens hebben wij van jou?

De volgende persoonsgegevens leggen wij vast in sportlink:

Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, soort identificatie en identificatienummer, telefoonnummer, e-mailadres, pasfoto en rekeningnummer.

Wat doen we verder met je gegevens? Wij gebruiken je gegevens voor drie doeleinden, te weten:

• voor het registeren als lid en het eventueel indelen in het correcte team op basis van leeftijd en geslacht.
• het incasseren van de contributie, hetzij door het versturen van een schriftelijke factuur, hetzij door het uitvoeren van een machtiging. 
• het verstrekken van informatie over de club, hetzij schriftelijke hetzij per mail. Door gebruik te maken van de Sportlink software komt een deel van de informatie, te weten naam, geboortedatum, geslacht, adresgegevens en telefoonnummer(s), ook beschikbaar in twee apps. Dit betreft de wedstrijdzaken app van de KNVB die wordt gebruikt voor de afhandeling van wedstrijden. Hierin is ook de elektronische spelerspas van leden beschikbaar die wordt gebruikt ter identificatie van spelers voorafgaande van wedstrijden voor de scheidrechter.

Daarnaast is dit de voetbal.nl app waarin uitslagen en standen van het eigen team en andere teams kunnen worden bekeken. Binnen deze software wordt persoonlijke informatie getoond afhankelijk van het privacy niveau. Het privacy niveau bepaalt welke van jouw persoonsgegevens met anderen gedeeld worden. Elk lid heeft een eigen persoonlijk privacy niveau dat het lid zelf kan bepalen.

Er zijn 3 privacy niveaus: 

Normaal: Met dit privacy niveau maken personen zich in de app bekend aan anderen. Personen kunnen worden gezocht en gevonden. Naam en foto zijn zichtbaar. 

Beperkt: Op dit niveau is alleen de naam zichtbaar maar geen foto.

Afgeschermd: Met dit privacy niveau worden personen als Afgeschermd getoond. Naam en foto zijn niet zichtbaar.

Personen kunnen niet worden gevonden bij zoekopdrachten. Uitzondering op deze situatie is de ondersteuning van officiële processen als het Digitaal Wedstrijdformulier. Persoonsgegevens die nodig zijn om iemand tijdens het proces te legitimeren worden zijn beschikbaar voor de gebruiker.
De VV A.L.C. Ledenadministratie kan het privacy niveau van een lid sinds enige tijd NIET meer wijzigen. Dit kan alleen door het lid zelf gebeuren. Nieuwe leden kunnen enkel met privacy niveau afgeschermd geregistreerd worden.
Zelf je Privacy niveau aanpassen Ieder lid kan zijn privacy niveau aanpassen middels de voetbal.nl app. De app kan gedownload worden in de Appstore en de Playstore door te zoeken op jouw bond. Als de voetbal.nl app geïnstalleerd is, moet je jezelf registreren. Hiervoor is het van belang dat de ledenadministratie jou emailadres geregistreerd heeft. Dit gebeurt normaal gesproken bij het lid worden. Als je e-mailadres in de tussentijd gewijzigd is, stuur dan een email naar de info@vv-alc.nl  vanuit je nieuwe e-mailadres met je relatiecode (als bekend), je naam, adres, postcode, woonplaats en geboortedatum. Soms is één emailadres vastgelegd bij meerdere leden, bijvoorbeeld ouder en kind(eren), dan kan er gekozen worden welk lid zich met het emailadres aanmeld in de app. Registreren en activeren als je voor de eerste keer aan de slag gaat met de app van Sportlink is het nodig dat je jezelf registreert. Om jezelf te kunnen koppelen aan jouw gegevens (relatiecode) moet je het emailadres gebruiken dat in Sportlink Club bij je persoonsgegevens staat. Na registratie ontvang je op het opgegeven e-mailadres een e-mail met daarin een activatielink. De keuze van het wachtwoord is vrij. De activatielink is permanent geldig, tot het moment dat de activatielink is gebruikt. Daarna is de link niet meer geldig en zal aan de gebruiker worden getoond dat de link reeds is gebruikt. Als je op de activatielink in de e-mail klikt dan kom je op de pagina waar bevestigd wordt dat het account is geactiveerd.

Hoe kan ik mijn gegevens opvragen?

Door een mail te sturen naar de ledenadministratie info@vv-alc.nl kun je een overzicht krijgen van de gegevens die voor jou zijn vastgelegd. Ook kun je aangegeven dat je niet langer lid wil zijn. Voor de afhandeling van je lidmaatschap en de betaling daarvan zijn eerder genoemde gegevens noodzakelijk. Mocht je dit niet willen dan kan het lidmaatschap worden opgezegd. Wat doen wij niet met je gegevens? VV A.L.C. gebruikt je gegevens alleen voor de doeleinden zoals in dit document beschreven. Je gegevens worden op geen enkele manier aan derden verstrekt met uitzondering van de KNVB. In de voetbal.nl app kun je aangeven of je graag de voetbal.nl nieuwsbrief ontvangt en of je op de hoogte wil worden gehouden van aanbiedingen van partners van de KNVB. Dit moet je actief aangeven en gaat niet vanzelf. Standaard is het antwoord: Nee. Wie hebben er rechten op Sportlink? Slechts een beperkt aantal personen hebben volledig beheer in Sportlink, te weten de ledenadministratie, de penningsmeester en de beide jeugdcoördinatoren voor de indeling van de jeugdteams. Deze personen zijn op de hoogte van het feit dat persoonlijke informatie niet zonder toestemming gedeeld mogen worden. Jeugdleiders en senioren leiders hebben alleen rechten om het digitaal wedstrijdformulier via de wedstrijdzaken app in te vullen en daartoe incidenteel eventueel spelers aan het team toe te voegen die niet standaard bij het eigen team zijn ingedeeld. Rechten zijn afgeschermd door middel van gebruikersnamen en wachtwoorden.

§3 Aannamebeleid Vrijwilligers en Gedragsregels

Aanleiding:

V.V. A.L.C. is een vereniging met veel vrijwilligers. De vrijwilligers vormen het hart van onze vereniging. Zonder hen kunnen wij niet bestaan en zouden onze leden niet wekelijks kunnen genieten van wedstrijden, trainingen e/of een bezoek aan de kantine. Uitgangspunt is dat iedereen vrijwilliger kan worden. Om ervoor te kunnen zorgen dat we nu en in de toekomst blijven werken met vrijwilligers met integere bedoelingen, geldt er een korte procedure voordat iemand vrijwilliger kan worden.

Het is uitermate belangrijk dat onze leden, jeugdleden en overige betrokkenen, onbezorgd kunnen sporten in een veilig sportklimaat en bij de trainers, begeleiders en overige vrijwilligers in veilige handen zijn.

Besluit:

Een goed aannamebeleid kan ernstige problemen voorkomen. Door het hebben van een aannamebeleid zullen mensen met verkeerde bedoelingen eerder afgeschrikt worden om binnen de vereniging een functie te vervullen.

Daarom neemt V.V. A.L.C. de volgende stappen bij het werven en inzetten van vrijwilligers:

• een kennismakingsgesprek met een lid van het bestuur of betreffende commissieverantwoordelijken;
• de vrijwilliger dient de gedragsregels tot zich te nemen en zich hier aan te conformeren;
• voor iedere vrijwilliger die met minderjarige en/of mensen met een verstandelijke beperking werkt, wordt een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aangevraagd;
• bij gecontracteerde vrijwilligers worden mogelijke referenties gecheckt.

Gedragsregels:

NOC*NSF heeft gedragsregels voor sportbegeleiders opgesteld. Die regels zijn door alle landelijke sportbonden, waaronder de KNVB onderschreven. De regels zijn gemaakt om de risico’s op ongewenst gedrag in de relatie pupil en trainer / leider te verkleinen en ze fungeren als toetssteen voor het gedrag van leiders / trainers en sporters in concrete situaties. Hieronder staan de elf gedragsregels die worden onderschreven door alle landelijke sportorganisaties die zijn aangesloten bij NOC*NSF. Ook wij als V.V. A.L.C. onderschrijven deze regels.

1. de leider / trainer moet zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen de sporter zich veilig voelt.
2. de leider / trainer onthoudt zich ervan de sporter te bejegenen op een wijze die de sporter in zijn waardigheid aantast, én verder in het privéleven van de sporter door te dringen dan nodig is voor het gezamenlijk gestelde doel.
3. de leider / trainer onthoudt zich van elke vorm van (macht)misbruik of seksuele intimidatie tegenover de sporter.
4. seksuele handelingen en seksuele relaties tussen de leider / trainer en de jeugdige sporter tot zestien jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel misbruik.
5. de leider / trainer mag de sporter niet op een zodanige wijze aanraken dat de sporter en/of de begeleider deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard zal ervaren, zoals doorgaans het geval zal zijn bij het doelbewust (doen) aanraken van geslachtsdelen, billen en borsten.
6. de leider / trainer onthoudt zich van seksueel getinte verbale intimiteiten.
7. de leider / trainer zal tijdens training(stages), wedstrijden en reizen gereserveerd en met respect omgaan met de sporter en met de ruimte waarin de sporter zich bevindt, zoals de kleedkamer of de hotelkamer.
8. de leider / trainer heeft de plicht de sporter te beschermen tegen schade en (macht)misbruik als gevolg van seksuele intimidatie. Daar waar bekend of geregeld is wie de belangen van de (jeugdige) sporter behartigt, is de leider / trainer verplicht met deze personen of instanties samen te werken, opdat zij hun werk goed kunnen uitoefenen.
9. de leider / trainer zal de sporter geen (im)materiële vergoedingen geven met de kennelijke bedoeling tegenprestaties te vragen. Ook aanvaardt de leider / trainer geen financiële beloning of geschenken van de sporter die in onevenredige verhouding tot de gebruikelijke dan wel afgesproken honorering staan.
10. de leider / trainer zal er actief op toezien dat deze regels worden nageleefd door iedereen die bij de sporter is betrokken. Indien hij gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze regels zal hij de betreffende persoon daarop aanspreken.
11. in die gevallen waarin de gedragsregels niet (direct) voorzien, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de leider / trainer in de geest hiervan te handelen. 

Vastgesteld door het bestuur van V.V. A.L.C. januari 2023


§4 Gedragscodes voor trainers-coaches en begeleiders (januari 2023)